GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA
Se conoce como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
(http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental#Ventajas).
Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organización Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
Destacando algunas de las conclusiones a las que arribaron los penalistas de la Jornadas sobre Gestión Documental, organizadas tiempo atrás por Indra, Vignette y Sun Microsystems:
El reto de la gestión documental es buscar soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vez que un acceso seguro”.
Un factor clave para el éxito es la implementación “de arriba a abajo” o en sentido descendente de la gestión documental. Es decir, hay que evitar que el desarrollo de la gestión documental esté conducida por tecnologías o fabricantes concretos, insistiendo en la importancia de que el sistema documental esté perfectamente integrado con otros sistemas de información relacionados.
La gestión documental es una función clave que debe estar “alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos”.
http://inghenia.com/wordpress/2009/09/11/la-importancia-de-una-gestion-documental-integrada/
Muy buen artículo Leidys. Hace unos meses dudaba de los beneficios de un buen sistema de gestión documental pero después de decidirme a implementarlo sólo puedo comentar que ha sido una decisión acertadísima!
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